L’esternalizzazione di funzioni è opzione organizzativa che, come noto, è ricorrente nella prassi aziendale delle banche per la complessità delle attività necessarie per il relativo funzionamento e per evidenti esigenze di economicità. Varie, peraltro, sono le implicazioni in relazione, da un lato, alla salvaguardia delle competenze (e delle correlate responsabilità) degli organi sociali e, da altro lato, all’efficace svolgimento dei controlli interni e all’esercizio delle funzioni di vigilanza.
Sotto il primo dei richiamati profili, si presenta il delicato tema dell’ampiezza delle funzioni esternalizzate e del rispetto della funzione economica della società esternalizzante quale giustificazione del riconoscimento della personalità giuridica.
Occorre, altresì, verificare limiti e forme delle procure, soprattutto se generali, conferite a terzi esterni per consentire lo svolgimento delle attività oggetto di outsourcing, le quali non possono comportare una sostanziale abdicazione del potere-dovere di gestione da parte della funzione amministrativa.
Le scelte compiute dagli operatori in tema di esternalizzazione di funzioni aziendali assumono rilievo anche nella prospettiva della vigilanza, come confermato dal recente aggiornamento alle disposizioni di vigilanza prudenziale per le banche (cfr. le Nuove disposizioni di vigilanza prudenziale per le banche, Tit. V, Cap. 7; Sez. IV).
Di qui l’elaborazione di una analitica normativa per le banche che, peraltro, presenta forti tratti di similitudine con la regolamentazione degli attigui comparti finanziario e assicurativo (e cioè il Regolamento in materia di organizzazione e procedure degli intermediari che prestano servizi di investimento o di gestione collettiva del risparmio, adottato da Banca d’Italia e Consob il 29 ottobre 2007, nonché il Regolamento IVASS n. 20 del 26 marzo 2008, sempre in tema di controlli interni).
In tale contesto, al fine di presidiare i rischi derivanti dall’esternalizzazione e mantenere la capacità di controllo sulle attività esternalizzate, è richiesto che il contratto con la società di servizi formalizzi puntualmente le tutele giuridiche e contrattuali per la banca e operi una piena disclosure verso l’Autorità circa le soluzioni organizzative adottate e le potenziali situazioni problematiche, tra cui i conflitti di interesse del fornitore.
Le finalità della vigilanza determinano l’imposizione di contenuti minimi per i contratti di esternalizzazione e una conseguente rigidità nell’ambito dei rapporti negoziali tra le parti che dà luogo così a una notevole compressione degli ambiti di autonomia privata.
Tanto più che le banche devono dare comunicazione preventiva all’Autorità circa l’intenzione di esternalizzare lo svolgimento di funzioni operative importanti o di controllo, a seguito della quale l’Autorità può avviare un procedimento amministrativo di divieto dell’esternalizzazione.
Non viene comunque meno l’opportunità di interventi integrativi da parte dell’autoregolamentazione delle parti, cui, anzi, è demandato il delicato compito di operare il bilanciamento tra le finalità della vigilanza e le peculiarità di ciascuna fattispecie alla luce delle concrete esigenze sottese alla decisione di esternalizzare funzioni aziendali da parte della banca.